Érezted már valaha úgy, hogy nem tudsz mit kezdeni a hirtelen rád szakadó feladatmennyiséggel? Hogy akár a nap (vagy a hét) minden percét is kihasználhatnád, akkor sem tudnál mindennel végezni, amivel kellene? Manapság egyre magasabb elvárásokkal találkozunk különböző életterületeinken, ami pedig a túlterhelődést is hamar képes megteremteni. Ilyen helyzetekben megjelenhet például belső feszültség, tehetetlenség, csalódottság, stressz és/vagy szorongás is. Ezekkel pedig mindenképp foglalkoznunk kell, hogy ne ágyazzunk meg a kiégésnek vagy egyéb más mentális és fizikai betegségeknek.
A következő gyakorlatok alkalmazását kifejezetten akkor javaslom, amikor azt érzed, annyira elárasztottak a kötelességek és a teendők, hogy teljesen kilátástalannak érzed a helyzetet és ez az érzés akár meg is béníthat. Ha sokáig ebben a szétfeszített állapotban vagy, az kihat a hangulatodra, a kapcsolataidra és az egészségedre is.
Hangold újra elvárásaidat!
A belső feszültség vagy a csalódottság érzése gyakran amiatt lép fel, mivel irreális elvárásokat támasztunk önmagunkkal szemben, azaz nem megfelelően mérjük fel a rendelkezésünkre álló időt és erőforrásokat. Gyakran kevesebb ráhatásunk van arra, hogy mennyi teendőt kell elvégeznünk, legyen szó a munkánkról vagy a privát teendőinkről, hiszen bármikor beeshet egy váratlan projekt vagy elintézendő ügy. Azonban arra mindig van kontrollunk, hogy egy adott napra vagy hétre milyen teendőket priorizálunk saját magunknak, azaz mi határozzuk meg (gyakran kevésbé tudatosan), hogy mitől függ a saját elégedettségünk és sikerünk a napunk vagy hetünk végén. Így minden hét és minden nap elején törekedj arra, hogy meghatározd a saját prioritásaid és mindegyikhez rendelj időkeretet is. A legjobb, ha 10-20%-kal több időt számolsz egy-egy teendőhöz, mint amennyit általában tölteni szoktál vele, hiszen így lehet még reálisabb az időbeosztásod.
Helyezd perspektívába a teendőidet!
Amikor elárasztódsz feladatokkal, beszűkülhet a figyelmed és olyankor nehéz reálisan látni, hogy mi mennyire fontos (és/vagy sürgős) valójában. Ebben segíthet, ha felteszed magadnak a kérdést: mekkora tétje van azoknak a teendőknek, amin most nyomasztod magad? Mennyit számítanak ezek a jövődet illetően? Ilyenkor, amit teszel az az, hogy idői perspektívába helyezed a feladatlistád és ez segíthet a priorizálásban. Mely feladataid azok, amikkel a legnagyobb hatást és előrehaladást el tudod érni, és amelyek valóban fontosak? Mi az, ami ráér, mi az, amit el tudsz engedni?
Gyakorolj önegyüttérzést!
A megfeszített, nehéz időszakokban kifejezetten fontos, hogy türelmes és megértő legyél önmagaddal. Tartsd szem előtt, hogy mi miatt kell most ilyen tempóban és ennyi feladattal foglalkoznod, azaz emlékeztesd magad a célodra, emellett pedig arra is helyezz hangsúlyt, hogy hogyan fogod majd kompenzálni ezt a nehezebb időszakot. Már az is erőt adhat, ha kitalálod, mivel fogod magad megjutalmazni, vagy ha egy hosszabb távú célnál az egyes lépéseknél, kisebb mérföldköveknél is megünnepled a sikereid.
Engedd meg magadnak a szünetet!
A sűrű, elfoglalt időszakokban is rendkívül fontos, hogy tarts szüneteket és engedd meg magadnak a kikapcsolódást, hiszen ez teszi lehetővé a teljesítményed és a motivációd fenntartását. Persze tudom, hogy ez nem olyan könnyű, hiszen ilyen terheltség mellett nehéz kiszakadni a feladatokból és az azokon való pörgésből. Így, amikor azzal találkozol, hogy nehéz akár aludnod, vagy csak egy kicsit mással foglalkoznod, mert állandóan a munkán pörögnek a gondolataid, érdemes egy relaxációt, meditációt vagy az úgynevezett ’dobozolás gyakorlatot’ elvégezni. Ennek lényege, hogy az összes frusztráló, feszítő, elkeserítő, stresszt okozó gondolatot a képzeletedben egy dobozba helyezed. Várd meg, míg az összeset bele tudod tenni, majd gondolatban zárd le erősen és told el ezt a dobozt magadtól. Nem azért, hogy aztán többé ne foglalkozz vele, hanem azért, hogy egy kis időre megengedd magadnak a kikapcsolást. Ez a mentális gyakorlat abban segíthet, hogy időlegesen távolságot képezz a feszültséget keltő gondolataidtól.
Tedd parkolópályára a feladataidat, hidd el, megvárnak!
Egy tapasztalt felsővezető technikáját szeretném megosztani veletek: természetesen ő is küzd azzal a kihívással, amely valószínűleg számodra is ismerős: a naptárja tele van meetingekkel, közben pedig folyamatosan jönnek az értesítések minden eszközére. Az ő technikája úgy néz ki, hogy elképzel egy parkolópályát, ahova minden beérkező üzenet, email, értesítés beparkol. Minden alkalommal, amikor úgy érzi, nő benne a feszültség a megoldatlan feladatok miatt, emlékezteti magát, hogy ezek a feladatok ott várják őt a parkolóban és hamarosan mindegyikre igyekszik sort keríteni. Így az éppen aktuális meetingjeire vagy feladataira tud koncentrálni. Nem beszélve arról, hogy mire az egyes feladatok megoldásáig eljut, addigra sokszor ezek maguktól vagy mások által megoldódnak, esetleg már nem is lesznek aktuálisak.
Tudom, hogy amikor úgy érzed, minden egyszerre fontos és egyedül kevés vagy hozzá, akkor nagyon nehéz lassítani és megengedni a pihenést. Érdemes azonban felmérni, mennyi ideig kell ilyen megfeszített tempóban működnöd és annak megfelelően kialakítanod a ’stratégiádat’. A pihenés ugyanis soha nem a munka ellentéte, hanem egy olyan része, ami nélkül hosszútávon nem fenntartható a teljesítmény és az elköteleződés a céljaid iránt. A fenti tippek mellett bátran kérd mások segítségét, és keress ’gyorsítósávokat’: azaz néha vizsgáld meg, van-e egyszerűbb, gyorsabb módja a feladataid elvégzésének.